| AVIS DE CONFIDENTIALITÉ |
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À l’Association canadienne des « snowbirds » (ACS), la confiance de nos membres est au cœur de notre mission : défendre, protéger et représenter les intérêts des voyageurs canadiens. Conscients du mode de vie unique de nos membres, nous veillons à respecter les normes les plus élevées en matière de protection de la vie privée et des données. |
| OBJECTIF |
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La présente politique de confidentialité a pour objet de démontrer l’engagement indéfectible de l’ACS à protéger la vie privée et les renseignements personnels de ses membres et d’autres personnes (appelés collectivement « membres ») qui peuvent accéder à ses services ou à ceux de ses partenaires. Cette politique décrit nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, d’accessibilité et de protection des renseignements personnels, afin que nos activités soient conformes aux normes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et reflètent notre engagement de transparence et de responsabilité dans toutes nos interactions avec nos membres |
| CHAMP D’APPLICATION |
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La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, conservés et traités par l’ACS, notamment les données obtenues lors de l’adhésion des membres ou de la prestation d’avantages aux membres, ainsi que dans le cadre des communications aux membres, qu’elles soient numériques ou autres. |
| COMMENT NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS |
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L’ACS veille à ce que ses méthodes de collecte de renseignements personnels soient claires et simples, ce qui aide les membres à comprendre aisément le processus de collecte de données et la nature des données recueillies, et à accorder son consentement. Nous recueillons des renseignements personnels par divers moyens afin de servir efficacement nos membres conformément à notre politique de confidentialité, à celles des fournisseurs tiers approuvés et aux conditions respectives de nos avantages aux membres. Cela comprend les interactions personnelles dans nos bureaux ou lors d’événements spéciaux au Canada et aux États-Unis, l’inscription à tout avantage aux membres (et la facilitation dudit avantage, que ce soit par l’ACS ou un fournisseur tiers approuvé), les communications électroniques telles que les échanges de courriels et les soumissions en ligne (Le Jaseur, renouvellements, etc.), et les transactions sur papier, comme le courrier ordinaire, les messageries et les télécopies. Les renseignements personnels sont recueillis auprès de tiers seulement lorsqu’ils ont un lien avec les prestations ou les services auxquels le membre concerné est inscrit. |
| LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS |
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L’ACS recueille divers renseignements personnels correspondant aux besoins de ses membres et aux services fournis, par exemple :
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| POURQUOI NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET COMMENT CEUX-CI PEUVENT ÊTRE UTILISÉS |
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Dans presque tous les cas, les présentations aux membres se font à l’initiative de ces derniers. Par conséquent, toute interaction initiée par l’ACS, en particulier par courriel, est considérée comme ayant été effectuée sur autorisation expresse, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), plutôt que de manière implicite. Chaque aspect de la collecte de renseignements est guidé par notre engagement à respecter votre vie privée et à adhérer aux principes de la LPRPDE, ce qui garantit que les renseignements personnels sont traités de manière responsable, en toute sécurité et uniquement aux fins pour lesquelles ils sont recueillis. L’objectif principal de la collecte de renseignements personnels est de fournir et d’améliorer les avantages et les services que nous offrons, par exemple :
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| COMMENT ET À QUI L’ACS DIVULGUE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS |
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L’ACS veille à assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses membres, dans le strict respect de sa politique de confidentialité et conformément à la LCAP, à la LPRPDE et à la réglementation établie par le CANAFE en vertu de la législation contre le blanchiment d’argent. Notre politique régit la divulgation prudente de renseignements personnels à des tiers approuvés, par nécessité de faciliter les avantages et les services auxquels nos membres sont inscrits. Il s’agit notamment des interactions avec les institutions financières, les conseillers juridiques et d’autres fournisseurs de services essentiels à l’administration et à la prestation des avantages offerts aux membres, tels que le Programme d’échange de devises des snowbirds, le magazine Nouvelles « CSA », le régime d’assurance auto et habitation de l’ACS, l’assurance voyage Medipac et le présent site Web — www.snowbirds.org — ainsi que toutes ses fonctions. Toute divulgation d’informations est faite à condition que lesdits tiers se soient engagés à protéger vos renseignements à un niveau de sécurité équivalent ou supérieur à nos normes, que les renseignements soient utilisés uniquement aux fins prévues et que ces tiers aient une raison légitime d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions. Il est important de noter que, dans certaines circonstances, nous pouvons être tenus de divulguer des informations sans le consentement exprès de nos membres, par exemple pour le respect d’ordonnances de la cour ou d’obligations légales, ou encore si la divulgation est nécessaire pour prévenir la fraude ou garantir le respect de la législation contre le blanchiment d’argent ou d’autres réglementations. Dans de tels cas, nous nous engageons à divulguer uniquement les informations strictement nécessaires dans ces circonstances. En vous inscrivant à nos services, vous consentez implicitement à ces divulgations, étant entendu que de telles interactions impliquent la communication d’informations afin de fournir la prestation ou le service demandé. Toutefois, nous respectons le principe de transparence et donnons à nos membres le droit de retirer leur consentement en tout temps, à condition que ce retrait nous soit signifié par écrit. Dans toutes les sphères de ses activités, l’ACS reste fermement engagée à protéger votre vie privée, en veillant à ce que toute divulgation de renseignements personnels soit justifiée, sécurisée et conforme aux normes les plus strictes de la législation relative à la protection de la vie privée. Cette section présente une approche claire et respectueuse de la collecte de renseignements qui s’inscrit dans le cadre de l’engagement global en faveur de la protection de la vie privée et de la transparence énoncé dans la déclaration initiale. |
| COMMENT L’ACS ASSURE LA PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS |
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L’ACS traite la sécurité de vos renseignements personnels avec le plus grand sérieux. Nous veillons à ce que toutes les données personnelles, qu’elles soient consignées dans des documents imprimés ou stockées électroniquement, soient conservées en toute sécurité dans nos locaux au Canada et, s’il y a lieu, dans les locaux de nos organisations partenaires de confiance. Nos systèmes de stockage de données électroniques sont surveillés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et sont dotés de pare-feu matériels et logiciels robustes qui empêchent tout accès non autorisé et assurent l’intégrité des données. L’accès aux renseignements personnels est rigoureusement contrôlé; il n’est accordé qu’au personnel de l’ACS, aux associés et aux fournisseurs autorisés qui, dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles, ont une raison explicite d’utiliser les données. Notre engagement pour la protection de la vie privée et la sécurité est par ailleurs renforcé par l’obligation pour tous les membres du personnel de l’ACS de suivre une formation complète sur les meilleures pratiques en matière de traitement des renseignements personnels. Cette formation met l’accent sur le respect des lois applicables sur la protection de la vie privée, de notre propre politique rigoureuse en la matière et des codes d’éthique, afin que chaque membre de notre équipe soit en mesure de protéger avec diligence votre droit à la vie privée. |
| EXACTITUDE ET ACCESSIBILITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS |
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L’ACS veille à maintenir l’exactitude des renseignements personnels détenus et utilisés. Nous nous engageons à fournir à nos membres l’accès à leurs renseignements personnels au reçu d’une demande écrite, sous réserve des conditions raisonnables nécessaires à la protection des informations et de nos processus. Une telle demande peut faire l’objet de frais administratifs nominaux. Il est toutefois important de noter que dans certaines circonstances, l’accès ne peut pas être accordé, notamment s’il y a risque de divulguer :
Cette approche nous permet de respecter le droit de nos membres d’accéder à leurs renseignements personnels et de les vérifier tout en protégeant la confidentialité et l’intégrité de toutes les données gérées par l’ACS. |
| MODIFICATIONS |
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L’ACS peut modifier la présente politique de temps à autre et sans préavis. |
| INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES |
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Les demandes d’informations complémentaires ou d’accès aux renseignements personnels ainsi que les plaintes concernant le traitement des renseignements personnels par l’ACS doivent être adressées au : Chef de la confidentialité et de la conformité |
| DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS, COMMENTAIRES ET ACCESSIBILITÉ |
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L’ACS n’épargne aucun effort pour se conformer à toutes les réglementations en matière d’accessibilité dans les collectivités publiques où elle exerce ses activités. Nous encourageons tous nos membres à nous faire part de leurs commentaires sur la prestation et l’accessibilité de nos produits et services. Toute demande de renseignements et tout commentaire concernant la confidentialité ou l’accessibilité doivent être adressés par écrit au chef de la confidentialité et de la conformité de l’ACS aux coordonnées indiquées ci-dessus et comprendre ce qui suit :
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